【サンプルコードあり】Google Driveに格納した請求書の各項目をスプレッドシート自動転記する（freee×GAS×ChatGPT）

chatGPTの普及により、人間が行ってきた作業がAIに置き換えられ、仕事の効率化が進んでいます。

今回はchatGPTを使って、請求書の画像データを読み取り、freeeへ取引計上するフローについて紹介したいと思います。

今回の処理フローで使用するソフトは以下のとおりです。

✅️Google Drive
✅️Apps Script
✅️ChatGPT（Chat API）
✅️Googleスプレッドシート
✅️freee会計

・Google Drive

請求書ファイルの格納先としてはGoogle Driveを採用しています。
Google Driveは画像ファイルをアップロードするだけで、画像から文字検索ができるようになるので非常に便利です（OCR処理）。
また、Android専用になってしまうのですが、Google Driveのアプリ上でスキャンを行うことができます。
これにより、レシートの画像を綺麗にトリミングしつつ、PDFファイルとして保存してくれるので、スマホだけでも紙を綺麗に保存することが可能です。
今回はGASによる処理を想定しているので、相性の良いGoogle Driveにてファイルの格納を行います。

・Apps Script

いわゆるGASと呼ばれるGoogleのサービスで、Googleが提供するアプリをプログラミングで自動化してくれます。
GASは、時間指定でトリガーを簡単にかけることができ、かなり使い勝手がいいです。やったことはないのですが、他の言語だと面倒みたいです。
今回はGoogle DriveとGoogleスプレッドシートを使って自動化を行うので、GASによる自動化を行いました。

・ChatGPT（Chat API）

毎度お馴染みのChatGPTさんです。
今回はChat APIという機能を用いて、GAS上でChatGPTからレスポンスを受け取り、処理に反映させます。
APIが分からない方は、「異なるソフト同士をつなぎ合わせる橋」のようなイメージを持ってもらえればいいかと思います。
このAPIという橋を使ってGASとChatGPTを繋いであげるイメージです。
注意点としては、このChat APIというサービスは従量課金制なので、使いすぎには注意しましょう（月額制のChatGPT Plusとは別物です！）。
Chat APIの料金体系についてはこちらの記事が参考になるかと思います。

・Googleスプレッドシート

ChatGPTで抽出した項目はスプレッドシートの対応する列に自動で入力してきます。
このスプレッドシート上でChatGPTが拾ってきた項目が正しいかチェックし、最終的には後述するfreee会計へデータを流し込みます。

・freee会計

使用する会計ソフトとしてはfreee会計を想定しています。
GASのようなインターネットを経由した自動化処理については、クラウド会計が最も適しています。
ちなみに、freeeのファイルボックスに請求書データをアップロードすれば、AIが仕訳の入力画面で仕訳を推定してくれます。

しかし、一つずつ仕訳をポチポチいれるのは面倒なので、今回のような仕組みを作ってみました。

まずはじめに、ユーザーがGoogle Driveの特定のフォルダに請求書の画像をアップロードします。

スキャナでスキャンしたファイルが望ましいですが、スマホのカメラで撮影したファイルでも鮮明に撮れていれば処理は十分可能です。

ここでアップロードする画像が上手く撮れていないと、文字認識が上手くいかない可能性があるので、なるべく丁寧に取るのが望ましいです。

ちなみに後述するコードではファイル形式はPDF・画像のどちらでも大丈夫です。

格納した請求書ファイルは、日時で処理が行われるようにすることで、自動でスプレッドシートに転記される仕組みを作ります。

Apps Scriptの「トリガー」から処理がされるタイミングを選択できるので、今回はこちらを使用します。

スプレッドシートへの転記が終わったら内容を確認し、問題がなければfreee会計へとアップロードします。

スプレッドシートを経由せずに、先ほどのGAS上で抽出した項目をfreee会計にアップロードすることもできるのですが、ChatGPTの精度がまだ未知数であることを踏まえると、freee会計にアップロードする前に確認したいところです。

精度の甘い情報をfreee会計にアップロードするのはリスクがありますし、freee会計上で仕訳を１つずつポチポチ修正するのは非効率なので、スプレッドシート上でまとめてチェック＆修正を行っているイメージです。

このように、会計ソフトは必ずしも操作性に優れているとは限らないので、誤ったデータを修正するのであれば上流から修正するのが鉄則です。

この上流から修正する考え方については『経理業務を効率化する際のアプローチポイント　～例を交えて説明します～』の記事でも解説しているので、是非ご覧ください。

また、ここではスプレッドシート上で請求書のチェックをしやすくするために、読み取ったファイルのURLも合わせて転記するようコードに記載しています。

処理する請求書は以下の２つを用意しました。

aaaというファイルはスターバックスコーヒーのレシートをスマホのカメラで撮影したファイルです。

レシートが少し丸まっているので、OCRの精度が試されます。

bbbというファイルはラクスルで名刺を発行した時の請求書です。

こちらはwebでダウンロードしたものなので、文字の読み取りは簡単かなと思います。

それでは実際にコードを実行してみましょう。

今回は手動で実行するので、Apps Scriptの「実行」を選択します。

実行すると、Google Drive上でGoogleドキュメントファイルが生成されていることが分かります。

また、実行ログを見ると請求書からテキストデータを抽出していることが分かります。

こうして処理が終わると、下記のようにスプレッドシートに各項目が転記されました。

また、Google Driveのファイルは別のフォルダに移動しており、ファイル名もきちんと変更されていました。

チェック用として転記された元ファイルのURLも記述されていますので、チェック作業が簡単にできそうです。

ただ、転記されたスプレッドシートを見てみると、ラクスルの名刺代の勘定科目が設定されていないのと、スターバックスコーヒーの代金が何故か旅費交通費として入力されていますね、、、

金額については、スターバックスコーヒーの金額が税抜金額で入力されてしまってます。

税区分については、なぜかスターバックスコーヒーが非課税仕入の区分となっております。ラクスルは一見問題ないように見えましたが、プロンプトで指定した制約条件（課対仕入、非対仕入、共対仕入、対外仕入のいずれか）を無視した結果となってしまいました。

勘定科目や税区分を間違えるのは仕方ないとして、金額が違うのは少し厳しいですね、、、プロンプトを見直す余地がありそうです。

ただ、あくまで参照する箇所を誤っているだけなので、OCRの精度自体は悪くなさそうです。

こういったところを踏まえると、完全にChatGPT任せという訳にはいかず、人の目で確かめてあげる必要がありそうです。

ということで、少しだけスプレッドシートを修正した後に、freee会計へのアップロードを行います。

一通り連携設定を済ませたら、「④取引を送信」からfreee会計へデータをアップロードしてみます。

注意点ですが、こういったテストを行う際は必ずテスト用の事業所を作成して、そちらでテストを行ってください。

実際に使用している事業所で行ってしまうと、思わぬエラーにより誤った数値が反映されてしまうおそれがあります。

freee会計の取引一覧を開くと、取引が登録されていることが確認できました。

最終更新日：2024年7月27日