経理業務を効率化する際のアプローチポイント　～例を交えて説明します～

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会社を経営していると悩まされるのが日々の経理業務です。

経理業務は売上を生み出すものではないため、あまり時間をかけたくない業務なのかと思います。

最近では経理人材の不足もあるので、経理業務の効率化がより必要とされている時代です。

また、経理業務が非効率だと適切な数値を追うことができず、適時に数値の把握ができなくなり、経営判断が手遅れになる恐れもあります。

今回の記事では、経理業務を改善するにあたり、どのようなアプローチを取ればいいのか、ポイントとなる視点を解説したいと思います。

業務の効率化を行うに当たり大切なポイント、それは

✅️なるべく上流工程から手を加える

です

実際に事例を交えて説明しましょう。

もう１つ事例を見てみましょう。

先程の話を踏まえて、実際にどこから手を付けるか、考えてみてください。


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【事例その２】

B社は飲食業を営んでおり、都内にいくつも店舗を展開している。

店舗はそれぞれ食べログのような予約プラットフォームサイトに登録しており、そのサイトから毎月請求書が送付される。

ここで、B者は店舗ごとにかかったプラットフォーム利用料（＝広告宣伝費）を管理会計の観点から店舗別に計上したいが、その請求書は明細が店舗ごとではなくエリアごとに分けられている。

そのため、プラットフォームのサイトより利用データをダウンロードし、請求書の金額から店舗ごとの利用料をEXCEL上で再計算しているが、このデータ加工に時間がかかっている。

その後、再計算した金額をEXCELで作成したcsvを通じて、会計ソフトへ入力している。


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いかがでしょうか？

みなさんでしたら、まずどういったアクションを通じて、この作業を効率化しますか？

先ほどの「なるべく上流工程から手を加える」ということを踏まえて、考えてみましょう。

おそらく、データ加工に時間がかかっているという部分だけに着目してしまい、EXCELをアップグレードして加工手順を少なくする、といった考えをする方もいるかと思います。

しかし、ここで最初にするべきことは「プラットフォームを運営する会社に、明細を店舗ごとに分けることができないか、その分けたデータをもらえないかのヒアリング」です。

たしかにEXCELをアップグレードすることで加工の工数は早くすることができます。

しかし、そもそも店舗別の明細データを最初から貰えるのであれば、集計する必要なんてなくなります。

このように、まずは「加工する」といった作業よりも上流の「請求書を受領する」というプロセスに焦点をおいて、効率化案を考えるべきです。

一見、文章にすると当たり前のことを言っているように見えますが、実務で見落とすかもしれない部分でもあります。

いかがだったでしょうか？

経理作業を効率化することで、毎月の営業成績を早いタイミングで把握できますし、余計な人件費を削減することにも繋がります。

この記事が皆さんのお役に立てますと幸いです。

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最終更新日：2024年7月27日