小口現金をなくす方法を解説【専門家が解説】

近年キャッシュレス決済の普及に伴い、小口現金を廃止する会社が増加しております。

小口現金の管理業務は工数がかかるため、廃止を検討している会社も多いかと存じます。

そこで今回は、小口現金をなくして経理業務を効率化する方法を解説したいと思います。

小口現金は都度発生する現金支払いを会社が立て替える際に有用です。

会社の拠点ごとに小口現金を設置することで、現金取引について社員が立替を通して負担することなく支払いを行うことができます。

その一方で、小口現金に関する業務は経理担当者にとって負担ともなり得ます。

例えば、小口現金を導入する場合、管理の観点から一定期間ごとに小口現金残高をカウントする必要があるでしょう。

そして、実際の小口現金残高と帳簿に1円でもズレがあれば、その原因を調査する必要があります。

こういった業務は小口現金を設置している現場とのコミュニケーションが必要であり、経理担当者にとって負担となっている場合が多いです。

小口現金をなくすことで、以下のようなメリットがあります。

①都度の残高チェックがなくなる

小口現金をなくすことにより、都度の残高チェックをなくすことができます。

1円でも残高にズレがあれば調査が必要ということもあり、小口現金の残高チェックは経理担当者にとって負担が大きいです。

こういった業務をなくすことができるのも、小口現金をなくす大きなメリットでしょう。

②経費精算が効率的になる

小口現金をなくすことにより、都度の残高チェック以外でも経費精算が効率的になります。

このあと詳細に解説しますが、小口現金精算を別の精算方法に置き換えることで、小口現金を設置していた場合と比べて負担がなくなる場合が多いです。

③現金の紛失リスクがなくなる

現金の紛失リスクがなくなることもメリットの1つでしょう。

他の代替案でもリスクがないとは言い切れませんが、現金を現物で保管するのをやめれば現金の紛失リスクは少なくなります。

例えば、現金を現物で保管していると、内部の人間だけではなく、外部の人間からの盗難リスクも高まるでしょう。

ここからは小口現金を無くす方法を２つ紹介します。

①従業員に立替をお願いする

１つ目は従業員に立替をお願いする方法です。

もし小口現金による取引金額が少額である場合は、こちらが手間なく導入できるので、おすすめです。

小口現金による取引は一旦従業員の方に負担してもらい、既にある経費精算フローに乗せてあげるだけで比較的スムーズに導入できます。

既にある経費精算ソフトが会計ソフトと連動していれば、これまで小口現金取引をより効率化することにも繋がるでしょう。

②法人カードを導入する

２つ目は法人カードを導入する方法です。

小口現金による取引金額が大きい場合はこちらがおすすめです。

もし取引金額が大きい取引を従業員に負担させようとすると、従業員の方からの反発が考えられまし、個人のクレジットカードの限度額を超えてしまう恐れもあり、支払いができなくなる場合もあります。

そのため、取引金額が大きい場合には法人カードを導入することが候補として上がってくるでしょう。

法人カードを導入するメリットとしては、ポイント還元を通して経費を削減できることや、カード明細と会計ソフトの連携と通して記帳を効率化できることです。

例えばUPSIDERのカードであれば、会計ソフトとの連携がスムーズなだけでなく、用途に応じたバーチャルカードを無制限に発行できるので、管理の観点からもおすすめできます。

いかがだったでしょうか？

小口現金を廃止することで、経理事務作業を効率化することができ、余計な人件費を削減することにも繋がります。

この記事が皆さんのお役に立てますと幸いです。

また、弊事務所はITとクラウド会計に強い税理士事務所となっております。

経理業務の効率化コンサルティングも行っておりますので、日々の経理業務でお困りの方は、下記ボタンよりお問い合わせください。

相談は無料で受けておりますので、お気軽にご相談ください。　⇩