個人事業主の経費計上ってどこまでできる?チェックポイントを解説【専門家監修】

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個人事業主の方からよく「経費の計上はどこまでできるのか?」といった質問があります。

そこでこの記事では、個人事業主の経費計上はどこまでできるのか、チェックポイントも合わせて解説していきます。

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この記事を書いた人

公認会計士試験合格後、PwCあらた有限責任監査法人(現PwC Japan有限責任監査法人)の金融事業部へ入社。
会計監査・内部統制監査・アドバイザリー業務に従事。
監査法人退所後は会計コンサル会社に勤め、経理支援やシステム導入に従事し、経理現場の改善業務を行う。
その後、公認会計士・税理士として独立開業。

1.「経費計上できます」のよくある誤解

まず解説する前に、この「経費計上できる」の意味について説明させてください。

この「経費計上できる」の定義は、説明する人によって前提が違うことがあるので、先に説明します。

よく「経費計上できる」という言葉は、以下の2つのどれかで説明されることがあります。

①仕訳として計上したうえで確定申告できる
②確定申告をしたうえで、税務調査もクリアできる

ここでいう「経費計上できる」の本来の意味は②であることにご注意ください。

たまにグレーな経費を計上して確定申告した経験のある人が「経費に入れても大丈夫!」と勘違いすることがありますが、これは誤りです。

なぜなら、提出しただけの申告書は中身までチェックがされず、詳細な税務調査が行われて初めてその経費が黒か白かハッキリするためです。

無論、だからといってどんな経費も計上できるというわけではなく、税務調査で黒と判定されればペナルティを受けることもあるので、やめましょう。

2.経費計上の重要性

とはいいつつ、過度に慎重になって経費に計上できる金額を経費にしないのもおすすめしません。

当たり前ですが、経費に計上できる金額が大きければ、所得を圧縮することができ、税金面でメリットがあります。

そして、こういった経費に計上できる金額を漏れなく計上することが一番の節税策だったりします。

そのため、最低限のポイントは抑えつつ、経費にできる金額を漏れなく計上することが非常に重要です。

3.経費計上できるかのチェックポイント

ここでは経費計上できる金額のチェックポイントについて説明します。

自分自身で支払ったものか

まずはじめに、「自分自身で支払ったものか」という点です。

当たり前ですが、他人が支払った金額を自身の経費に計上することはできません(一時的な立替などは別です)。

関係ない人のレシートをもらって自分の経費にするのは脱税になりますので絶対にやめましょう。

事業に関係がある支出か

事業の経費にできる金額は、事業に関連する支出のみです。

例えば、プライベートで買った事業と関係ない支出は経費になりません。

実際に税務調査で指摘されている場面をイメージして、それでも胸を張って事業と関連があると言えるものだけ経費にしましょう。

ただ、業種によっては事業とプライベートを明確に分けることが難しいこともあるかと思います。

その場合は、支払った金額の何%かを自己否認することをおすすめします。

自己否認とは、計上する経費のうち、一定%を自己の判断で経費に計上しない処理のことをいいます。

その経費を支払った証拠があるか

経費を支払ったという証拠があるかどうかも、チェックポイントの一つです。

例え正当性のある理由で経費計上できたとしても。支払った証拠がなければ税務調査で指摘される可能性もあります。

そのため、必ず取引のたびにレシートや領収書などの証拠は保管するようにしましょう。

なお、よく「クレジットカードの利用明細は証拠になるか?」といった質問もありますが、これはならないというのが結論です。

なぜなら、クレジットカードの明細だけでは取引先の情報しか載っておらず、商品やサービスの内容まで記載が無いことがほとんどだからです。

また、実際に国税庁のHPではクレジットカードの明細は消費税法第30条第9項に規定する請求書等に該当しないことが明記されているため、どちらにせよクレジットカードの明細のみの管理は税法上よろしくありません。

そのため、なにか取引を行った際は必ず証拠となるレシートや領収書を保管するようにしましょう。

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みなさんは「コックピット経営」という言葉をご存知でしょうか?

コックピット経営とは、企業の経営者が経営の現状を一目で把握できるように、重要な経営指標やデータを一画面に集約して表示する手法です。航空機のコックピットのように、多くの計器が一箇所に配置されていることからこの名前がつけられています。

弊事務所では記帳代行や申告のみならず、売上や資金繰りを可視化したレポートの発行を毎月おこなっており、デフォルトで顧問業務に付属します。

レポートには銀行が重視するような指標もリアルタイムで追うことができますので、銀行の融資対策を早期に行えるのと同時に、迅速な経営判断が可能になります

仮にこういった対策をせずに決算を迎えてしまうと、決算書に融資へ悪影響を及ぼす要因が残ってしまうことになるため、こういった対策はタイムリーに財務状況を追いながら、対策をすることが非常に重要です。

~対策例の一部をご紹介~

✅️役員貸付金の解消:役員貸付金の存在は、銀行から個人資金と会社資金が混合しているとみなされ、融資に悪影響を及ぼす危険がございます
✅️デッドエクイティスワップを通じた役員借入金の資本化:膨らんだ役員借入金は負債比率を増加させる要因となるため、融資を見据えるのであれば資本化などを通じて解消の余地がございます
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顧問業務に含まれるサービスは以下のとおりです。

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✅️決算申告対応
✅️経営レポートの作成
✅️専門家紹介
✅️クラウド会計の導入支援
✅️節税提案

.まとめ

いかがだったでしょうか?

このように経費の範囲を知ったうえで経費を漏れなく計上することで、税金を削減することにも繋がります。

この記事が皆さんのお役に立てますと幸いです。

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最終更新日:2024年7月27日